Bouwsteen 3
Het werk organiseren
Over de bouwsteen
Bouwsteen 3, het werk organiseren, gaat uit van de mogelijkheden van mensen met een zorgvraag en hun naasten. De professional verkent samen met hen hoe de eigen regie kan worden versterkt en welke rol mantelzorgers, naasten en het sociale netwerk kunnen spelen. Waar passend zetten we technologie in ter ondersteuning, afgestemd op de mogelijkheden en vaardigheden van de cliënt.
Vanuit deze bouwsteen kijken we kritisch naar onze organisatie van het werk: signaleren we kwetsbare situaties tijdig, is deskundigheid beschikbaar en is de samenwerking tussen formele en informele zorg goed ingericht? Ook toetsen we of cliënten en professionals voldoende zeggenschap ervaren. In dit hoofdstuk beschrijven we hoe Marente het werk verder heeft aangescherpt, welke keuzes zijn gemaakt in teams en planning, hoe technologie en ondersteunende processen helpen en waar de praktijk om bijstelling vroeg, inclusief de dilemma’s en gekozen oplossingsrichtingen.
Versterken van kwaliteitsverpleegkundigen
Kwaliteitsverpleegkundigen helpen teams om afspraken en richtlijnen goed toe te passen in de dagelijkse zorg. Ze coachen collega’s, kijken mee op de werkvloer, doen audits en controles, signaleren verbeterpunten en werken waar nodig mee in de zorg. Afgelopen jaar hebben we besloten toe te werken naar een meer eenduidige inzet van kwaliteitsverpleegkundigen binnen Marente en hier de voorbereidingen voor getroffen. We hebben een organisatiebrede werkwijze, een activiteitenplanning en communicatieplan opgesteld. Vanaf januari voeren we deze werkwijze centraal in. We werken de afspraken over normering en aansturing verder uit en testen ze in de praktijk, zodat rollen en verantwoordelijkheden overal duidelijk zijn en de aansturing goed werkt.
Kerngroep kwaliteit van zorg
Binnen Marente werken we met verschillende zorginhoudelijke commissies om de kwaliteit en veiligheid te borgen en om beleid en uitvoering goed op elkaar aan te laten sluiten. Tegelijk zien we dat het aantal commissies ook nadelen heeft: monitoring, beleidsvragen en besluitvorming raken versnipperd en dezelfde sleutelrollen besteden relatief veel tijd aan overleg.
Vanwege deze nadelen willen we meer focus en samenhang aanbrengen. Daarom ontwierpen we de kerngroep kwaliteit van zorg. Deze vervangt een aantal commissies en beoogt beter aansluitende ondersteuning op de behoeften op de werkvloer. Vanaf het voorjaar werken we dit verder uit. We toetsen eerst in de praktijk of de vernieuwde rol van kwaliteitsverpleegkundigen goed werkt, omdat zij in de nieuwe structuur een centrale rol krijgen.
Technologie die ondersteunt
We investeren breed in digitale ondersteuning, omdat dit cliënten helpt om meer regie te houden en veiliger thuis of op locatie te functioneren. We hebben spraakgestuurd rapporteren uitgerold in wijkteams, bovenregionale teams en VPT-teams. Het gebruik blijft overwegend stabiel, maar er is ruimte voor groei. In Katwijk zien we dat na gerichte aandacht op de werkvloer het gebruik van spraaksturing toeneemt. Dat biedt perspectief voor verdere doorontwikkeling. We zijn daarnaast gestart met een pilot spraakgestuurd rapporteren bij de specialisten ouderengeneeskunde. Daar blijft het gebruik achter. Redenen die hiervoor gegeven worden zijn: het ervaren van een gebrek aan rustige rapporteermomenten, technische knelpunten in de ECD-koppeling en de manier waarop medische verslaglegging in de praktijk is ingericht. De pilot loopt nog door tot maart 2026. Binnen VPT is onderzocht of domotica kan helpen bij leefstijlmonitoring en het vroeg signaleren van onveilige situaties.
Marente verbetert zorgalarmeringen intramuraal met strakkere incidentafhandeling en beter probleemmanagement. Tegelijk wordt de domotica-organisatie versterkt met rapportages, klankbordgroep, trainingen en uniforme beepcodes. De focus ligt nu op structurele inbedding: kwaliteit sluit aan, governance wordt vastgelegd en instructies komen beschikbaar. Regionaal werken we samen aan digitale zorg thuis om ongeplande zorg te verminderen, administratieve lasten te verlagen en de ketensamenwerking te versterken. Een concreet voorbeeld is de medicijndispenser-keten, waarin is afgesproken dat apothekers de digitale medicijndispensers plaatsen en vullen. Katwijk is grotendeels aangesloten en ook Oegstgeest en Warmond doen mee. Dit zorgt voor minder fouten bij het laden van medicatie en leidt daarmee tot minder ongeplande zorg en een betere samenwerking tussen wijkzorg en apothekers. In de wijk zal geïnventariseerd worden of de inzet van de digitale medicijndispencer stap voor stap kan worden uitgebreid. Ook intramuraal hebben we de medicijndispenser succesvol getest in een pilot.
Toegankelijkheid van werkwijzen, afspraken en richtlijnen
Een goed handboeksysteem is belangrijk, omdat medewerkers snel de juiste informatie moeten kunnen vinden om veilig en eenduidig te handelen. Het ondersteunt daarmee kwaliteit en continuïteit in de zorg. Zenya (handboeksysteem) hebben we steviger ingericht. We hebben de structuur en autorisaties herzien, de documentatie opgeschoond en een inrichtingsdocument opgesteld voor decentraal beheer. Daarnaast hebben we een AI-zoekfunctie toegevoegd, waardoor informatie sneller en beter vindbaar is en teams directer volgens afspraken kunnen werken. Tot slot hebben we een koppeling met de Vilans-protocollen gerealiseerd, zodat medewerkers altijd beschikken over actuele protocollaire informatie.
Personele inzet en duurzame inzetbaarheid
We hebben meer uniformiteit aangebracht in hoe we keuzes maken bij personele krapte. We hebben alle intramurale planners geschoold in Arbeidstijdenwet (ATW), CAO en het Marente-roosterbeleid, zodat roosters overal op dezelfde basis worden gemaakt. Daarnaast hebben we drie zorgscenario’s opgesteld die helpen om onder druk snel en eenduidig te besluiten: wat borgen we altijd, wat kan anders en wat schalen we af bij tekorten.
Door veranderde wet- en regelgeving is Marente gestopt met de inzet van zzp’ers. Dat vroeg extra inzet in roosteren, bijspringen en het opvangen van piekdrukte. Tegelijk lieten teams in de praktijk zien hoe ze dit opvangen: medewerkers sprongen bij op andere afdelingen, op veel locaties werkten teams met dagstarts en we startten experimenten met zorgondersteuners en logistieke medewerkers. Dankzij deze verandering is het gelukt om de overgang naar werken zonder zzp’ers te realiseren en de continuïteit van zorg te borgen. We hebben veel waardering voor de inzet en betrokkenheid van de medewerkers om dit voor elkaar te krijgen.
Om kwaliteit en continuïteit te versterken, blijven duidelijke keuzes in taakverdeling en deskundigheidsmix nodig. We hebben ook geïnvesteerd in duurzame inzetbaarheid en vroege signalering. De adviseur Gezondheid en Vitaliteit is vaker op locaties aanwezig en inzetbaarheidsoverleggen worden breder ingezet. Leidinggevenden signaleren (dreigend) mentaal verzuim eerder en zetten sneller preventieve interventies in. Preventie is inmiddels een vast onderdeel van verzuimgesprekken en het oplaadspreekuur wordt vaker gebruikt. Voor de fysieke belasting bij zorg aan obese cliënten brengen we in kaart welke randvoorwaarden nodig zijn in personele inzet en hulpmiddelen.
Zichtbaar, herkenbaar en aantrekkelijk als werkgever
In een krappe arbeidsmarkt is het belangrijk om als werkgever zichtbaar én onderscheidend te zijn. Samen met een marketingbureau hebben we daarom ook in 2025 gerichte arbeidsmarktcampagnes ontwikkeld voor een brede doelgroep: van studenten met een zorgdiploma op zak en zij-instromers tot ervaren zorgprofessionals.
De campagnes zijn ingezet via alle socialmediakanalen. Met name op TikTok hebben we mooie stappen gezet om jongere doelgroepen te bereiken. Door medewerkers als ambassadeurs in te zetten, in verhalen en video’s, brachten we het werken bij Marente dichtbij en herkenbaar in beeld. Echte collega’s, echte verhalen, echte impact.
Na elke campagne hebben we uitgebreid geëvalueerd en geoptimaliseerd. We keken kritisch naar bereik, respons en conversie en scherpten onze boodschap telkens verder aan. Deze lerende aanpak heeft ervoor gezorgd dat Marente als werkgever steeds beter zichtbaar is in de regio.
Dat zien we terug in de resultaten: Bijna 900 nieuwe collega’s hebben we het afgelopen jaar mogen verwelkomen.
“Door continu te meten en bij te sturen, worden onze campagnes steeds krachtiger. Kandidaten herkennen zich in de verhalen van onze collega’s en weten ons daardoor gerichter te vinden.” Michelle Ploeg, Corporate Recruiter bij Marente.
Met een sterke positionering en trotse ambassadeurs bouwen we verder aan een duurzame instroom van nieuwe collega’s.
Michelle van der Ploeg, Corporate Recruiter
Zichtbaar, herkenbaar en aantrekkelijk als werkgever
In een krappe arbeidsmarkt is het belangrijk om als werkgever zichtbaar én onderscheidend te zijn. Samen met een marketingbureau hebben we daarom ook in 2025 gerichte arbeidsmarktcampagnes ontwikkeld voor een brede doelgroep: van studenten met een zorgdiploma op zak en zij-instromers tot ervaren zorgprofessionals.
De campagnes zijn ingezet via alle socialmediakanalen. Met name op TikTok hebben we mooie stappen gezet om jongere doelgroepen te bereiken. Door medewerkers als ambassadeurs in te zetten, in verhalen en video’s, brachten we het werken bij Marente dichtbij en herkenbaar in beeld. Echte collega’s, echte verhalen, echte impact.
Na elke campagne hebben we uitgebreid geëvalueerd en geoptimaliseerd. We keken kritisch naar bereik, respons en conversie en scherpten onze boodschap telkens verder aan. Deze lerende aanpak heeft ervoor gezorgd dat Marente als werkgever steeds beter zichtbaar is in de regio.
Dat zien we terug in de resultaten: Bijna 900 nieuwe collega’s hebben we het afgelopen jaar mogen verwelkomen.
“Door continu te meten en bij te sturen, worden onze campagnes steeds krachtiger. Kandidaten herkennen zich in de verhalen van onze collega’s en weten ons daardoor gerichter te vinden.” Michelle Ploeg, Corporate Recruiter bij Marente.
Met een sterke positionering en trotse ambassadeurs bouwen we verder aan een duurzame instroom van nieuwe collega’s.
Michelle van der Ploeg, Corporate Recruiter
Dorien Koele en Karin Venendaal, HR adviseurs
Opfrissen functiehuis
HR- adviseurs Dorien Koele en Karin Venendaal maken deel uit van een werkgroep die eind 2024 is gestart met het opfrissen van het functiehuis.
Dorien: “Aanleiding voor het opfrissen van het functiehuis is dat we goed voorbereid willen zijn op de toekomst. We zien een veranderende zorgvraag, toenemende complexiteit in de ouderenzorg en een krappe arbeidsmarkt. Om hier goed op in te kunnen spelen, moeten we als organisatie wendbaar zijn. Hier past een functiehuis bij met meer generieke functieomschrijvingen.
Karin: “Nog een reden om het functiehuis aan te pakken is dat niet voor iedere functie een actuele functieomschrijving bestaat. Het opfrissen van het functiehuis is meer dan een administratieve handeling; het ondersteunt goed werkgeverschap. Het geeft medewerkers duidelijkheid, ondersteunt leidinggevenden, draagt bij aan een transparante en professionele bedrijfsvoering en vormt de basis voor de beloning van onze medewerkers.
“We zijn in 2025 begonnen met het opfrissen van de functieomschrijvingen van onze behandelaren en zorgmedewerkers”, aldus Dorien. “We hebben medewerkers in diverse klankbordgroepen gevraagd om mee te denken over de omschrijvingen. Zij moeten zich hierin ten slotte herkennen. De grootste groep medewerkers heeft inmiddels een actuele functiebeschrijving. Daar zijn we erg blij mee!”
“De komende tijd richten we ons op functies binnen de ondersteunende diensten en ondersteuning van de primaire zorg”, besluit Karin.
Opfrissen functiehuis
HR- adviseurs Dorien Koele en Karin Venendaal maken deel uit van een werkgroep die eind 2024 is gestart met het opfrissen van het functiehuis.
Dorien: “Aanleiding voor het opfrissen van het functiehuis is dat we goed voorbereid willen zijn op de toekomst. We zien een veranderende zorgvraag, toenemende complexiteit in de ouderenzorg en een krappe arbeidsmarkt. Om hier goed op in te kunnen spelen, moeten we als organisatie wendbaar zijn. Hier past een functiehuis bij met meer generieke functieomschrijvingen.
Karin: “Nog een reden om het functiehuis aan te pakken is dat niet voor iedere functie een actuele functieomschrijving bestaat. Het opfrissen van het functiehuis is meer dan een administratieve handeling; het ondersteunt goed werkgeverschap. Het geeft medewerkers duidelijkheid, ondersteunt leidinggevenden, draagt bij aan een transparante en professionele bedrijfsvoering en vormt de basis voor de beloning van onze medewerkers.
“We zijn in 2025 begonnen met het opfrissen van de functieomschrijvingen van onze behandelaren en zorgmedewerkers”, aldus Dorien. “We hebben medewerkers in diverse klankbordgroepen gevraagd om mee te denken over de omschrijvingen. Zij moeten zich hierin ten slotte herkennen. De grootste groep medewerkers heeft inmiddels een actuele functiebeschrijving. Daar zijn we erg blij mee!”
“De komende tijd richten we ons op functies binnen de ondersteunende diensten en ondersteuning van de primaire zorg”, besluit Karin.
Dorien Koele en Karin Venendaal, HR adviseurs
Procesoptimalisatie facilitair en inkoop
We hebben facilitaire processen geëvalueerd en waar mogelijk bijgesteld om teams te ontlasten en eenduidiger te werken. Zo is ons inkoop en contractmanagement steviger ingericht en is P2P (digitaal bestellen en facturen matchen) bij de eerste leveranciers in gebruik genomen. Met nieuwe rapportages maken we zichtbaarder wat inkoop oplevert. Dit heeft al concrete resultaten opgeleverd, zoals een besparing op het wasserijcontract en meer uniforme werkafspraken bij schoonmaak.
Het project Bestellen Ontzorgd is gestart. We hebben de borging richting MT en teamleiders versterkt en samen met de beheerorganisatie vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is. Tegelijk verbeteren we de aansluiting op het facilitaire en logistieke proces, onder andere door te verkennen hoe we kasten uniform kunnen inrichten en de ontvangst van goederen slimmer kunnen organiseren.
Bouw en inrichting
In de locatie Oud Bijdorp is de renovatie van de verpleegafdelingen verder uitgewerkt met betrokkenen. Er is gestructureerd overleg met de erfpachter, er zijn keuzes voor vloer- en wandafwerking voorbereid en er wordt gewerkt aan de inrichting en verhuisvoorbereiding. Er staat een informatieavond gepland om de verhuizing te bespreken en definitieve keuzes te maken, onder andere over de keukens.
Voor de locatie Jeroen is een dementievriendelijk ontwerp voor het atrium gemaakt en aangescherpt door medewerkers. Begin 2026 wordt gestart met de verbouwing.
Reflectie op deze bouwsteen
Dit jaar hebben we in Bouwsteen 3 stap voor stap meer lijn gebracht in hoe we het werk organiseren en teams ondersteunen. We hebben de inzet van kwaliteitsverpleegkundigen organisatie breed voorbereid, zodat we vanaf januari centraal kunnen starten en teams overal op dezelfde manier ondersteuning krijgen. Tegelijk hebben we digitale ondersteuning verbreed: spraakgestuurd rapporteren is uitgerold, de keten rondom de digitale medicijndispenser is verder ingericht en we verkennen hoe domotica kan helpen bij signaleren en veiligheid. Ook hebben we het makkelijker gemaakt om werkwijzen terug te vinden, door Zenya steviger in te richten en te koppelen aan de Vilans-protocollen.
Vanwege de druk op de roosters hebben we meer houvast georganiseerd voor planning en bezetting. We hebben planners geschoold en zorgscenario’s opgesteld, zodat teams bij krapte sneller en eenduidiger kunnen kiezen wat nodig is. In dezelfde periode hebben teams de overgang naar werken zonder zzp’ers opgevangen en zijn er stappen gezet in duurzame inzetbaarheid, met meer aandacht voor vroegsignalering en preventie.
Achter de schermen hebben we ook processen aangescherpt die het dagelijks werk ondersteunen, zoals P2P en Bestellen Ontzorgd. En terwijl renovatie- en ontwerptrajecten doorlopen, richten we ons nu op de volgende fase: niet alleen inrichten, maar ook verankeren. Dat betekent afspraken en rollen verder uitwerken, randvoorwaarden afronden, knopen doorhakken op open punten en blijven volgen wat de maatregelen in de praktijk opleveren. Zo worden teams merkbaar ontlast en blijven cliënten en naasten continuïteit en kwaliteit ervaren, ook als de druk toeneemt.
Op zoek naar passende zorg of heeft u andere vragen?
Bel 071 409 33 33
Of wilt u liever een bericht sturen?